Encuesta Realizada a los
administradores
Para llevar a
cabo esta actividad, se llevó a cabo una encuesta.
Encuestados: Ing. Dip Marisol
(Administrador)
1. Establecer el perfil del usuario o Afectado
Afectado: Administrador Junior,
usuario alumno
¿Cuáles son sus
principales responsabilidades?
Creación de cuentas
Reseteo de cuentas existentes
Armado de clases
respecto al funcionamiento base de la plataforma
¿Cómo determinar el
éxito en lo que hace?
El éxito del sistema
se determina al momento de que la cuenta es creada por el administrador y se
verifica al momento del ingreso al solicitante
¿Qué problemas
interfieren con sus éxito?
No sería considerado
en sí un problema grave, pero si tiende a volverse pesado en
fechas de inicio de clases e inicios del 2do cuatrimestre, haciendo referencia
al proceso de creación de cuentas y reseteo de las mismas
¿Qué tendencias. Si
las hay. Contribuyen a hacer su trabajo más fácil o difícil?
Actualmente el proceso
se realiza en forma manual.
La plataforma cuenta
con la opción para realizarlos en forma automática, pero esta no
posee la seguridad suficiente.
Además el nivel de
dificultad del trabajo depende de si los estudiantes respetan o no el formato
del mensaje al momento de registrarse como usuarios o notificando un
inconveniente.
2. Evaluando el problema
¿Cuál es el problema a
resolver?
Hacer más
dinámico el proceso de creación de cuentas
Lograr automatizar el
proceso de reseteo de cuentas
¿Cuáles son las
características del sistema que se utiliza para resolver el problema?
Se considera la
problemática en la creación de cuentas y la verificación de los datos,
utilizando una base de datos externa (Sysadmin) , independiente de la base de
datos general.
De ella de obtendrán
los datos personales del alumno solicitante de
la cuenta (ingresante, y estudiantes q
no poseen cuenta dentro del campus) o estudiantes que ya tiene una
cuenta generada y presentan problemáticas para ingresar a la misma.
las operaciones serán ejecutadas en forma
automática por el sistema del campus virtual, los datos de las nuevas cuentas y
cambios realizados en las existentes, se almacenaran en la base de datos propia
del sistema (base de datos del campus virtual)
¿Por qué existe este
problema?
Es un trabajo que
puede tornarse tedioso o en vano en caso de que los datos recibidos
fuesen erróneos
¿Cómo lo resuelve
ahora?
Actualmente se realiza
en forma manual, completando los datos del alumno (Apellido,
nombre, DNI, dirección de correo electrónico, localidad) en una ficha dentro de una plataforma
informática
¿Cómo le gustaría que
se resolviera?
Podría realizarse en
forma automática, permitiendo que el solicitante de la cuenta completarse sus
datos; pero con algún dato de seguridad que lo respalde.
O automatizar el
proceso tomando los datos de una ficha externa, de modo que, todo aquel
alumno que no posea una cuenta, se le
genere.
3. Evaluando y Entendiendo el ambiente de usuario
¿Quiénes son los
usuarios?
El Sistema
cuenta con tres tipos de usuarios
administradores:
El usuario
administrador se divide en tres tipos:
Administrador General:
Es aquel usuario con la mayor cantidad de permisos dentro del campus. es quien
crea y asigna acceso al resto de los usuarios
asignando los permisos de cada uno
Administrador Medium:
Tiene autorización a la carga de calificaciones, el ingreso a las diferentes
aulas de las materias, la creación modificación y reseteo de las distintas
cuentas.
Administrador Junior:
Tiene autorización a la creación, modificación y reseteo de las distintas
cuentas.
Quien lleva a cabo
el proceso a analizar es el administrador junior.
usuario docente:
asignado a profesores. Este usuario
cuenta con una serie de permisos como ser edición de su aula de trabajo (pueden
crear actividades, subir archivos, armar y organizar carpetas, crear grupos,
encuestas, cuestionarios y evaluaciones), edición de un calendario para
recordar fechas importantes, crear un foro de consulta, entre otras
actividades.
Usuario alumno: asignado a los estudiante. Este
usuario puede realizar las encuestas y evaluaciones dadas por el docente, subir
trabajos, descargar materiales de estudio, trabajar en grupos (siempre y
cuando se encuentre registrado dentro
del aula de trabajo o se haya matriculado).
¿Cada aula depende de
una misma plataforma?
Si. El campus virtual
es una sola plataforma educativa, que permite brindar la capacitación y la
formación a través de los recursos tecnológicos. Dentro del campus, tenemos
diferentes espacios de trabajo, denominados aulas virtuales. Cada uno de los
cursos tiene designada un aula virtual específica, que será el ámbito cerrado
donde se realizará y cada una de ellas puede estar subdividida en grupos de
trabajo, separadas por comisiones o grupos de alumnos. Para poder ingresar al
aula virtual, es necesario haber sido matriculado como alumno del curso por el
administrador del campus.
¿Tiene los usuarios
experiencia con aplicación informática?
El administrador
junior (quien desarrolla la tarea) no requiere de grandes conocimientos
con respecto a la plataforma, sino que los adquiere al pasar del tiempo
mediante los cursos de capacitación que se dictan.
El contenido de los
cursos será armado por el mismo para ser dictado a los docentes y alumnos
interesados en meses posteriores.
¿Qué plataformas se
utilizan para estas aplicaciones?
El campus funciona
bajo la plataforma Moodle
¿Cuáles son sus planes
futuros con respecto a plataformas?
Los planes futuros
están destinados a las mejoras de diferentes procesos, como ser:
- Carga manual de calificaciones
- Respuesta del servidor principal
- Generación de cuentas
Este último proceso va a ser elemento de
nuestro estudio.
¿Qué tipos de
documentación impresa y en línea necesita?
No requiere de ningún
tipo de documentación impresa a presentar. Pero si se requiere para:
- Creación de cuentas: Nombre completo del alumno, legajo, DNI y
correo electrónico.
- Reseteo de cuentas ya existentes: se requiere únicamente el DNI del
usuario que permitirá verificar si dicha cuenta existe o no y modificar o
resetear la cuenta.
4. Evaluando la oportunidad
¿Quiénes necesita esta
aplicación en su organización?
La misma no es en sí
una aplicación.
Actualmente para el
proceso analizado, es solo utilizado por el administrador junior quien
es responsable de realizar la creación y reseteo de cuentas dentro del
sistema, pero en determinadas ocasiones puede y es empleada por el resto de los
administradores
¿Cuántos de estos
tipos de usuarios utilizará la aplicación?
El sistema surge como una solución a las problemáticas del
administrador, que es quien lleva a cabo
los procesos
Y podrá ser libremente
empleado por los usuarios registrados
5. Evaluando las necesidades de esta plataforma
¿Cuáles son los
requerimientos de seguridad?
Para crear la cuenta,
se verifica que el alumno pertenezca a la institución, de acuerdo al número de
legajo que fue enviado por el solicitante.
En caso de reseteo de
cuentas se verifica que la cuenta exista y que los datos enviados por quien lo
solicita coincidan.
¿Cuáles son los
requerimientos de instalación y configuración?
No se requiere
instalación previa, dado que es una plataforma web
Pero solo tienen
acceso para realizar dicho proceso los administradores autorizados .
¿Cómo manejan la
información?
La información
empleada en el proceso de creación y reseteo de cuentas según respecta
corresponde a los datos de los estudiantes
Apellido y nombre
Legajo
carrera
localidad
DNI
Correo electrónico
¿Quiénes tienen acceso
a la información?
Esta información se
encuentra a disposición de cualquiera de los administradores
pero el proceso es
llevado a cabo por el administrador junior
¿Qué modalidades
utilizan para archivar la información?
La información se
obtiene mediante mail enviados por el solicitante de la cuenta; Y es archivada
dentro de la cuenta de correo
electrónico del campus.
En lo que respecta
a la
información de las cuentas ya creadas, los datos se almacenan dentro de
la base de datos interna del sistema (Base de datos del campus virtual)
¿Cada cuanto
actualizan los registros de la información almacenada?
La información se
actualiza solo en caso de que el solicitante lo requiera.
No posee un tiempo
estimado de actualización
¿Cuál es la
problemática que buscan solucionar a través del sistema de información?
Se busca el
agilizar proceso de creación y reseteo de cuentas
agregando una base de
datos externa que funcione para nuestra facultad
dichos datos podrán
ser obtenidos de una base ya existente
¿Quiénes tendrán
acceso al sistema de información?
En caso de
implementarse dicho sistema estaría a disposición de los alumnos de la
institución que soliciten inscripción o cambio de contraseña dado que
verificara los datos de una base datos que almacena información del
alumnado (Sysadmin)
¿Cuáles serán los
límites de ingreso al sistema de información?
Cada tipo de usuario
tiene permisos diferentes. El usuario alumno, a quien estará destinado el
sistema, puede subir trabajos, descargar contenido, ver fechas y visualizar sus
calificaciones, comentar en foros y realizar consultas.
¿Cuáles son las
restricciones del sistema?
Existe un límite
respecto a la cantidad de aulas que pueden crearse, por una cuestión de espacio
disponible. No es posible crear más de una aula por materia. Además, cada año
se realiza un estudio respecto de qué aulas no se encuentran en uso, para
eliminarlas
¿Cuál es la forma de
almacenamiento?
Se guarda en una
base de dato general, administrada por la plataforma.
¿Recibe información
de otros departamentos?
Actualmente no, sino
que los datos son proporcionados por los estudiantes solicitantes de la
cuenta
En un futuro al
implementar el sistema propuesto, se empleara una base de datos externa proporcionada
por el Sysadmin.
¿Cuáles son las
principales actividades del área?
Se encarga de brindar
la plataforma que permite la capacitación y la formación de alumnos y docentes
por medio del empleo de recursos tecnológicos. Además pueden realizar
capacitación docente para la utilización dicha plataforma y el dictado de otros
cursos que proporcionen conocimiento útiles y didácticos en el apoyo de otras
materias.
¿Cuentan con reuniones mensuales o
semanales con directivos para coordinar diferentes temas de interés?¿Qué temas
se tratan habitualmente?
El campus es un área dependiente de
Secretaría académica, y por tanto para coordinar nuevas actividades se reúne
el secretario académico con el administrador general quienes acuerdan
fechas estipuladas para llevar a cabo dicha actividad.
Luego se cita al resto del equipo de
trabajo a una nueva reunión donde el administrador general expone
las fechas y actividades a desarrollar
¿Se encuentran limitados a la toma de decisiones por diferentes órdenes
de sus superiores?
Las limitaciones a los procesos o decisiones,
están dadas por los permisos autorizados por la plataforma
¿Cuentan con todas las herramientas
necesarias para realizar su trabajo correctamente?
Se cuenta con las herramientas
suficientes, sin embargo podrían mejorarse
¿No pensaron en ampliar el radio de
atención a los estudiantes, implementando una plataforma para consultas? (de manera tal que la atención no se limite solamente a la consulta
presencial y también para que los horarios no sean un problema)
El campus cuenta con un foro de
consulta donde el estudiante puede exponer sus dudas al docente.
Además de ello puede realizar consultas
vía mail o mensaje dentro de dicha plataforma
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